Freigabe-Workflow · erst prüfen, dann live

Der Freigabe-Workflow trennt Bearbeiten und Veröffentlichen. Produkte gehen erst in den Shop, wenn jemand sie freigegeben hat, und jede Entscheidung bleibt nachvollziehbar.

Video · 1:17 Min.Freigabe-WorkflowDie Funktion in Aktion sehen, mit eingeblendeten Erklärungen.Video ansehen →

Aktivieren

Der Workflow wird in der Konfigmatrix im Tab Freigabe mit „Freigabe-Workflow aktivieren" eingeschaltet. Ab dann müssen Produkte von einem berechtigten Benutzer freigegeben werden, bevor sie im Shop aktiv sind. Solange der Workflow aktiv ist, lässt sich der Aktiv-Schalter in der Detailansicht nur bei freigegebenen Produkten und nur von Freigabe-Berechtigten umschalten - aktiv wird ein Produkt über die Freigabe.

Wer freigeben darf

Freigeben und Ablehnen dürfen:

• die Benutzer, deren Benutzernamen unter „Freigabe-Berechtigte" im Tab Freigabe eingetragen sind (einer pro Zeile oder kommagetrennt; dein eigener Benutzername wird darunter angezeigt)
• alle PIM-Superadmins

Ist die Liste leer, dürfen alle Benutzer freigeben. Eine eigene Shopware-Rolle oder ein eigenes Recht für die Freigabe gibt es nicht. Mehr zu Superadmins auf der Seite Rechte & Superadmin.

Der Ablauf

1. Entwurf: Produkte ohne Freigabe-Eintrag stehen auf Entwurf.
2. In Bearbeitung: Solange das Team pflegt, steht das Produkt auf „In Bearbeitung".
3. Zur Überprüfung einreichen: Ist die Pflege fertig, wird das Produkt eingereicht. Dabei wird es deaktiviert.
4. Freigeben oder ablehnen: Bei Mängeln geht es mit optionalem Grund zurück zur Überarbeitung - auch dabei wird das Produkt deaktiviert. Nach der Freigabe ist es sofort aktiv im Shop.
5. Freigabe entziehen: Ein freigegebenes Produkt lässt sich auf Entwurf zurücksetzen; es wird dabei deaktiviert.

Status „In Bearbeitung"

Zusätzlich zu Einreichen, Freigeben und Ablehnen gibt es den Status „In Bearbeitung", den Bearbeiter selbst setzen. Er signalisiert dem Team, dass gerade jemand an dem Produkt arbeitet, und verhindert doppelte Pflegerunden. Über „Status zurücksetzen" geht das Produkt wieder auf Entwurf.

Wo der Status sichtbar ist

• Detailansicht: Status-Badge mit den passenden Schaltflächen, bei Ablehnung mit Grund
• Produktliste: farbiger Status-Indikator und eigener Filter, etwa für alles, was noch auf Freigabe wartet
• Konfigmatrix, Tab Freigabe: Statistik mit Anzahl der Einträge, Verteilung nach Status und ältestem Eintrag

Viele Produkte auf einmal freigeben

Freigabe-Berechtigte finden in der Mehrfachänderung im Tab Stammdaten die Aktion „Freigabe" mit Freigeben, Zur Überarbeitung (optional mit Grund) und Zurücksetzen - sichtbar, solange der Workflow aktiv ist. Die Status werden gebündelt mit einer Anfrage je 200 Produkten geschrieben. Auch ein Stapel aus mehreren tausend Artikeln bleibt dadurch zügig.

Nachweis in der Änderungshistorie

Einreichen, Freigeben, Ablehnen (mit Grund), Freigabe entziehen und „In Bearbeitung" landen mit Benutzername und Zeitstempel in der Änderungshistorie (Audit-Log) des Produkts. So ist nachlesbar, wer wann was freigegeben hat. Wie lange die Historie aufbewahrt wird, legst du im Tab Änderungshistorie fest.

Protokoll, Aufbewahrung und Bereinigung

• Freigabe-Protokollierung: Freigabe-Einträge werden in einer eigenen Tabelle gespeichert. Ist die Protokollierung aus, werden bei Statusänderungen keine neuen Einträge mehr gespeichert; bestehende bleiben erhalten.
• Automatische Bereinigung: optional nach 30, 60, 90 oder 180 Tagen, 1 oder 2 Jahren. Bereinigte Einträge verschwinden, der Status fällt auf Entwurf zurück.
• Daten bereinigen: Entwürfe löschen, ältere Einträge bereinigen (älter als 30, 60, 90 oder 180 Tage) oder alle Freigabe-Einträge löschen - danach haben alle Produkte wieder den Status „Entwurf". Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Workflow deaktivieren

Schaltest du „Freigabe-Workflow aktivieren" aus, brauchen Produkte keine Freigabe mehr, und die Freigabe-Aktion verschwindet aus der Mehrfachänderung. Die vorhandenen Freigabe-Einträge bleiben in der Datenbank, bis du sie im Tab Freigabe bereinigst oder löschst. Beim Zurücksetzen des PIM auf Standard werden sie ebenfalls gelöscht.

Weiter geht's

Den Zugriff auf die einzelnen Funktionen regeln die Berechtigungen aus dem Einstieg und die Konfigmatrix. Für große Importe lohnt sich zusätzlich ein Blick in den CSV-Import.

Häufige Fragen