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Shopware Freigabe-Workflow für Produkte: erst prüfen, dann live

Ein Shopware Freigabe-Workflow für Produkte sorgt dafür, dass neue oder überarbeitete Artikel erst in den Shop gehen, wenn eine berechtigte Person sie geprüft hat. Das PIM bringt diesen Ablauf direkt in den Shopware-Admin, mit Status je Produkt, Stapel-Freigabe und Nachweis, wer wann was freigegeben hat.

Das Wichtigste in Kürze
  • Status Entwurf, In Bearbeitung, In Überprüfung, Zur Überarbeitung, Freigegeben für jedes Produkt.
  • Freigeben dürfen die eingetragenen Freigabe-Berechtigten und die PIM-Superadmins, eine eigene Shopware-Berechtigung gibt es dafür nicht.
  • Einreichen und Ablehnen deaktivieren den Artikel, erst die Freigabe schaltet ihn aktiv.
  • Statuswechsel landen mit Benutzer und Zeitpunkt in der Änderungshistorie.

Produktfreigabe im Shopware-Standard

Im Shopware-Standard ist ein Produkt aktiv oder inaktiv, einen Zwischenschritt gibt es nicht. Wer die Rechte zum Bearbeiten hat, kann einen Artikel auch sofort online schalten. Für kleine Teams mag das reichen. Sobald aber Aushilfen, Agenturen oder ein Import neue Artikel anlegen, fehlt die Kontrolle: Ein Tippfehler im Preis, ein fehlendes Bild oder ein falscher Text ist live, bevor ihn jemand bemerkt. Wer prüfen will, behilft sich mit Listen in Tabellen oder Absprachen per Mail, und nachvollziehbar ist am Ende nichts.

Der Shopware Freigabe-Workflow im PIM

Du schaltest den Workflow in der Konfigurationsmatrix im Tab Freigabe mit „Freigabe-Workflow aktivieren" ein. Ab dann gilt: Aktiv wird ein Produkt über die Freigabe. Den Aktiv-Schalter in der Detailansicht können nur Freigabe-Berechtigte und nur bei freigegebenen Produkten umschalten.

Die Status im Überblick

  • Entwurf: Produkte ohne Freigabe-Eintrag.
  • In Bearbeitung: setzen Bearbeiter selbst, damit das Team sieht, dass gerade jemand an dem Artikel arbeitet.
  • In Überprüfung: Das Produkt ist eingereicht und wird dabei deaktiviert.
  • Zur Überarbeitung: Das Produkt wurde mit optionalem Grund abgelehnt und ebenfalls deaktiviert.
  • Freigegeben: Das Produkt ist sofort aktiv im Shop. Eine Freigabe lässt sich wieder entziehen; das Produkt fällt dann auf Entwurf zurück und wird deaktiviert.

Wer freigeben darf

Freigeben und Ablehnen dürfen die Benutzer, deren Benutzernamen unter „Freigabe-Berechtigte" im Tab Freigabe stehen, einer pro Zeile oder kommagetrennt, sowie alle PIM-Superadmins. Eine eigene Shopware-Rolle oder ACL-Berechtigung für die Freigabe gibt es nicht; gesteuert wird ausschließlich über diese Namensliste und die Superadmin-Liste. Trage beide Listen ausdrücklich ein. Ist keine Superadmin-Liste gepflegt, behandelt das PIM jeden Benutzer als Superadmin.

Status sichtbar machen

In der Detailansicht zeigt ein Status-Badge den aktuellen Stand mit den passenden Schaltflächen und bei einer Ablehnung den Grund. In der Produktliste markiert ein farbiger Indikator jeden Artikel, und ein eigener Filter zeigt zum Beispiel alles, was noch auf Freigabe wartet. Der Tab Freigabe enthält eine Statistik mit Anzahl der Einträge, Verteilung nach Status und ältestem Eintrag.

Viele Produkte auf einmal freigeben

Freigabe-Berechtigte finden in der Mehrfachänderung im Tab Stammdaten die Aktion „Freigabe" mit Freigeben, Zur Überarbeitung (optional mit Grund) und Zurücksetzen. Sie erscheint, solange der Workflow aktiv ist. Die Status werden gebündelt mit einer Anfrage je 200 Produkte geschrieben, auch große Stapel bleiben damit zügig.

Protokoll und Aufbewahrung

Einreichen, Freigeben, Ablehnen mit Grund, Freigabe entziehen und „In Bearbeitung" stehen mit Benutzername und Zeitstempel in der Änderungshistorie des Produkts. Zusätzlich speichert die Freigabe-Protokollierung die Einträge in einer eigenen Tabelle. Optional bereinigt das PIM sie automatisch nach 30, 60, 90 oder 180 Tagen, 1 oder 2 Jahren; bereinigte Produkte fallen auf Entwurf zurück. Von Hand löschst du Entwürfe, ältere Einträge oder alle Freigabe-Einträge; das lässt sich nicht rückgängig machen.

Schritt für Schritt: Freigabe-Workflow einrichten

  1. Superadmins festlegen: Trage im Tab PIM-Superadmin die Benutzer ein, die das PIM verwalten.
  2. Freigabe-Berechtigte eintragen: Hinterlege im Tab Freigabe unter „Freigabe-Berechtigte" die Benutzernamen der Prüfer.
  3. Workflow aktivieren: Schalte „Freigabe-Workflow aktivieren" ein und lege die Aufbewahrung des Protokolls fest.
  4. Pflegen und einreichen: Bearbeiter setzen „In Bearbeitung", pflegen den Artikel und reichen ihn zur Überprüfung ein.
  5. Prüfen: Prüfer filtern die Produktliste auf den Status „In Überprüfung" und öffnen die Artikel.
  6. Entscheiden: Freigeben schaltet den Artikel aktiv, „Zur Überarbeitung" schickt ihn mit Grund zurück. Große Mengen gibst du über die Mehrfachänderung frei.
Video: Freigabe-Workflow im PIM für Shopware Video · 1:17 Min.Freigabe-WorkflowDie Funktion in Aktion sehen, mit eingeblendeten Erklärungen.Video ansehen →

Praxisfälle

  • Nach dem Massenimport: Hunderte neue Artikel aus einer Lieferanten-CSV gehen erst online, wenn jemand sie gesehen hat.
  • Agentur pflegt Texte: Externe Texter reichen ein, die Shopverantwortliche gibt frei.
  • Saisonstart: Die neue Kollektion wird vorbereitet, eingereicht und am Stichtag per Mehrfachänderung gesammelt freigegeben.
  • Nachweis bei Rückfragen: Die Änderungshistorie zeigt, wer einen Artikel wann freigegeben oder abgelehnt hat.

Häufige Fragen

Wie aktiviere ich den Freigabe-Workflow?

In der Konfigurationsmatrix im Tab Freigabe mit „Freigabe-Workflow aktivieren". Danach werden Produkte über die Freigabe aktiv geschaltet.

Gibt es eine eigene Berechtigung für die Freigabe?

Nein. Freigeben dürfen die unter „Freigabe-Berechtigte" eingetragenen Benutzernamen und alle PIM-Superadmins. Eine eigene Shopware-Rolle oder ACL-Berechtigung gibt es dafür nicht.

Was passiert beim Einreichen mit dem Artikel?

Er wird deaktiviert. Auch beim Ablehnen und beim Entziehen einer Freigabe wird der Artikel deaktiviert. Erst die Freigabe schaltet ihn aktiv.

Kann ich viele Produkte auf einmal freigeben?

Ja. In der Mehrfachänderung im Tab Stammdaten gibt es die Aktion „Freigabe" mit Freigeben, Zur Überarbeitung und Zurücksetzen, sichtbar für Freigabe-Berechtigte bei aktivem Workflow.

Wie finde ich Artikel, die auf Freigabe warten?

Über den Status-Filter in der Produktliste. Die Statistik im Tab Freigabe zeigt zusätzlich die Verteilung nach Status und den ältesten Eintrag.

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